Effizienter arbeiten mit der „Pomodoro-Methode“

Haben Sie schon einmal von der sogenannten „Pomodoro-Technik“ gehört? Dabei handelt es sich aber nicht um eine besonders effektive Methode zum Tomaten schneiden … aber um Effizienz geht es dann doch. Vermutlich kennen Sie die Situation selbst: Sie möchten oder müssen etwas erledigen, aber die Ablenkungen kommen von allen Seiten und plötzlich finden Sie sich vor niedlichen Katzenvideos oder in einem belanglosen Chat wieder, statt das zu erledigen was ansteht.

Studien zeigen, dass 50 % aller Arbeitnehmer mittlerweile bereits nach weniger als 15 Minuten am Stück durch irgendetwas unterbrochen werden – was fatal ist, denn die Rückkehr in die vorherige Konzentration braucht in der Regel noch einmal 15 Minuten.

Die Pomodoro-Technik wurde speziell dafür entwickelt, die Aufmerksamkeitsspanne wieder zu trainieren und in kurzen Zeitabschnitten so richtig was „wegzuschaffen“. Dem Fakt, dass der Erfinder der Selbstmanagement-Methode, der italienische Unternehmer Francesco Cirillo, dafür ursprünglich einen Küchentimer in Tomatenform (ital. pomodoro = Tomate) benutzte, verdankt die Technik heute ihren Namen.
Der Trick dahinter: In bewusst kurz gewählten Zeitblöcken von 25 Minuten werden alle Ablenkungsfaktoren abgeschaltet und man legt so richtig los. Wenn möglich also: Telefon auf stumm, E-Mail-Benachrichtigungen aus, Tür zu, Wecker auf 25 Minuten stellen und los!

In den 25 Minuten gehen Sie an:

  • eine vorher definierte und notierte Aufgabe oder
  • so viele Aufgaben-Teilschritte, wie Ihrer Meinung nach in 25 Minuten erledigt werden können oder
  • mehrere kleine vorher definierte Aufgaben direkt hintereinander.

Wenn es nicht klappt: nicht so schlimm – haken Sie einfach ab, was erledigt ist, und machen Sie unbeirrt weiter.
Sind die 25 Minuten abgelaufen, verordnet „Pomodoro“ eine unbedingt einzuhaltende fünfminütige Pause – und zwar auch dann, wenn Sie gerade im Flow sind! Keine Angst, Studien zeigen, dass die Unterbrechung keine Effizienzverluste mit sich bringt, sondern im Gegenteil den Workflow erst so richtig anschiebt. In diesen 5 Minuten können Sie ein paar Dehnübungen machen, mit den Kollegen ratschen, eine Tasse Tee aufbrühen, ein Glas OPTABIAL Plus (da ist sogar Tomaten-Extrakt drin!) als gemüsigen Vitalstoff-Fitmacher anrühren … ja, sogar die Durchforstung des E-Mail-Posteingangs ist erlaubt. Danach geht es unmittelbar mit der vorher pausierten Aufgabe weiter – oder mit der nächsten auf der Liste. Nach 4 solcher Arbeit-/Pause-Einheiten wird grundsätzlich eine halbstündige Pause eingelegt.

Der Pomodoro-Workflow im Überblick:

25 min konzentriertes Arbeiten -> 5 min Pause
25 min konzentriertes Arbeiten -> 5 min Pause
25 min konzentriertes Arbeiten -> 5 min Pause
25 min konzentriertes Arbeiten -> 5 min Pause
-> 30 min Pause

Ob Sie für die To-Do-Liste Stift und Papier oder Ihr Smartphone nutzen wollen und zum Zeit messen Küchenuhr oder Smartphone-Timer, bleibt ganz Ihnen überlassen. Der Erfinder der Methode plädiert für „oldschool“, aber das entscheiden Sie ganz nach Neigung. Für Technikaffine gibt es sogar hilfreiche Smartphone-„Pomodoro“-Apps.